Электронная отчетность – Как сдавать?

Как сдавать отчеты в электронном виде?

Кто занимается ведением бухгалтерского учета и сдает отчетность в налоговую и другие органы традиционным способом, прекрасно знают, сколько на это уходит времени, и какие очереди приходиться при этом выстаивать. Мы не будем выяснять, почему так происходит и кто в этом виноват, хотя стоит сказать, что в развитых странах такая проблема вовсе отсутствует. Мы расскажем, как можно сэкономить свое время, сдавая отчетность в электронном виде, используя электронную почту.

В соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и Законом «Об электронной цифровой подписи», а также Инструкции касающейся предоставления налоговой отчетности с помощью телекоммуникационной связи, являющейся неотъемлемой составляющей договора с Государственной налоговой инспекцией, налоговую отчетность можно отправлять на электронный почтовый адрес (e-mail), но при этом электронная отчетность, в обязательном порядке, должна иметь специальную цифровую подпись, установленную с помощью соответствующего программного обеспечения.

Теперь давайте рассмотрим, как формировать и сдавать электронную отчетность. Весь процесс состоит из трех этапов.

Этап 1. Подключение к системе сдачи электронной отчетности

Согласно украинскому законодательству, сдавать электронную отчетность могут организации любой организационно-правовой формы. Первое, что необходимо сделать, это пройти процедуру подключения к системе сдачи отчетности и сертифицировать ключи, необходимые для цифровой подписи. Для этого:

1) Заключите договор с АЦСК (Аккредитованным центром сертификации ключей)

2) Заключите договор с Государственной налоговой инспекцией.

Срок действия договора с АЦСК – 1 год. Потом договор можно пролонгировать.

Для использования электронной цифровой подписи, предприятие должно иметь два ключа – открытый и закрытый.

Закрытый ключ (личный ключ организации) нельзя никому передавать, он должен быть известен только предприятию налогоплательщику и используется для подписания электронных документов.

Открытый ключ используется для проверки подлинности цифровой подписи, его необходимо передать всем получателям электронной документации. Этот ключ содержится в электронном сертификате, в котором также находится информация о владельце ключа.

Электронная цифровая подпись позволяет налоговым и другим органам идентифицировать лицо, поставившее подпись, и удостовериться, что информация в электронной отчетности не искажена. Технология цифровой подписи защищает отправляемые файлы документов от изменений.

Для работы с электронной отчетностью нужно сертифицировать несколько ключей. Один ключ для подписи директора, один для подписи главного бухгалтера и один для печати предприятия, - всего 3 ключа. Если в штате предприятия нет бухгалтера или директор и бухгалтер это одно лицо, то нужно 2 ключа. Для Физического лица – предпринимателя, работающего без печати – 1 ключ.

В пакет клиента, предоставленного Аккредитованным центром сертификации ключей должны входить:

- закрытые ключи цифровой подписи

- сертификаты (один в электронном виде и два экземпляра в бумажном)

- специальное программное обеспечение, необходимое для подписания и последующей отправки через интернет

Стоимость сертификации, на данный момент, в разных АЦСК колеблется в пределах 100 грн за один ключ для подачи всей электронной отчетности.

После получения цифровых ключей, сертификатов, и программного обеспечения нужно заключить договор с налоговой. Для оформления договора возьмите с собой диск с электронными сертификатами и один экземпляр сертификата в бумажном виде. После этого можно сдавать электронную отчетность.

Этап 2. Формирование электронной отчетности

После того как Вы получили сертифицированные ключи, и заключили договор с налоговой инспекцией, осталось сформировать отчетность. Электронная отчетность формируется с помощью программного обеспечения, специально предназначенного для этого.

Для подачи налоговой отчетности в электронном виде можно воспользоваться:

- программой предоставленной АЦСК, с которым у Вас заключен договор

- программой «Подактова звітність», ее можно бесплатно скачать из интернета или получить в налоговой

- распространенной бухгалтерской программой «1С-бухгалтерия»

Также можно приобрести другие специализированные программы для электронной отчетности, такие как: Е-Форма, Бест-Звіт+ и т.д.

Программа может быть любая, платная или бесплатная, при выборе нужно учитывать только один нюанс. Электронная отчетность должна быть в специальном формате, однозначно воспринимаемом компьютерной системой налоговой инспекции (для этого используется единый формат XML). Главное, чтобы программа, в которой будет формироваться электронная отчетность, поддерживала экспорт данных в XML формат.

Этап 3. Подписание и отправка электронной отчетности

Итак, у Вас уже есть файл с отчетностью в формате XML, осталось наложить на него цифровую подпись и отправить по электронной почте. Подписать документ можно используя встроенную функцию для наложения цифровой подписи в программе, предоставленной АЦСК или любой другой предназначенной для этого. Нужно последовательно вставить цифровые носители с ключами и нажать кнопку «Подписать». Теперь электронную отчетность с наложенными сертифицированными ключами можно отправлять.

После того как налоговая инспекция получит Вашу отчетность, они должны отправить Вам две квитанции. В первой содержится информация о получении отчетности. Вторая квитанция – подтверждение, заверенное электронной цифровой подписью соответствующего госоргана, являющейся аналогом печати. Во второй квитанции содержатся время и дата отправки каждого конкретного файла налогоплательщиком.

С момента получения второй квитанции с цифровой подписью, электронная отчетность считается предоставленной.